استراتژی رهبری هزینه

پیشگفتار

بازار جایی است که رقبای مختلف به روش های متفاوت محصولات خود را به مشتریان عرضه می کنند و مشتریان با توجه به فواید و مزیت های مورد نظرشان، برای خرید محصول یکی از رقبا تصمیم گیری می کنند.

یکی از روش های اصلی ایجاد مزیت در بازار، استفاده از استراتژی رهبری هزینه است. با این استراتژی میتوانیم حداکثر حاشیه سود را داشته باشیم حداقل قیمت تمام شده را داشته باشیم و حداقل قیمت کالا را در بازار تعیین کنیم. مزیت رقابتی برای ما ایجاد برتری می کند و باعث می شود تا بیزنس ما، فرصت مناسبی داشته باشد برای داشتن فروش بیشتر، قیمت بالاتر، برند قوی تر و مشتریان وفادارتر.

برتری رقابتی

برای اینکه موضوع  رهبری هزینه را به صورت کامل تری درک کنیم باید از منظر بالاتری به آن نگاه کنیم. هدف از انتخاب استراتژی رهبری هزینه، داشتن مزیت رقابتی در بازار است و با به دست آوردن این مزیت، می توانیم به سمت به دست آوردن برتری رقابتی در بازار حرکت کنیم.

برتری رقابتی به بیان ساده یعنی، پیش افتادن از رقبای کاری در ذهن مخاطب برای انتخاب شدن به عنوان تولید کننده، خدمات دهنده، تامین کننده و برند محبوب. منتخب ما کسی یا چیزی است که در محیط رقابتی با دیگر رقبا توانسته نظر ما را جلب کند و مزیت رقابتی مورد نظر ما را داشته است.

برتری رقابتی = مزیت رقابتی + توانمندی ساختاری

مزیت رقابتی

آقای مایکل پورتر عنوان فرد پیشگام در ارائه مدل مزیت رقابتی، سه روش برای ایجاد مزیت رقابتی را مطرح می کند. این سه روش شامل رهبری هزینه، متمایز سازی و تمرکز است. به نظر می رسد که تمرکز، عنصری بدیهی در هر کار و حرفه است. بنابراین می توانیم بگوییم که با دو روش رهبری هزینه و متمایز سازی می توانیم مزیت رقابتی را ایجاد کنیم.

در اینجا قصد داریم درباره استراتژی رهبری هزینه برای ایجاد مزیت رقابتی در بازار مطالبی را یاد بگیریم.

استراتژی رهبری هزینه

هدف اصلی و سراسری در به کارگیری استراتژی رهبری هزینه، ایجاد فرهنگ حداقل سازی هزینه در سراسر سازمان ماست.

یکی از روش های مناسب جهت افزایش راندمان شرکت ها، افزایش سود از طریق کاهش هزینه هاست. می دانیم که صرفه جویی باعث میشود تا ما بتوانیم با هزینه کمتری به هدف هایمان دست یابیم.

بدیهی است که هر تصمیمی در فرآیندهای کسب و کار بر هزینه تأثیر می گذارد و اگر ما بدون در نظر گرفتن میزان این هزینه ها اقدام به تولید محصول و یا ارائه خدمتی کنیم نمی توانیم امیدوار باشیم که در رقابت از دیگران شرایط خوبی داشته باشیم. در صورتی که تمام فرایندهای مان استراتژی حداقل سازی هزینه را استفاده کنند می توانیم به جرأت بگوییم که رهبری هزینه ها را  به عهده گرفته ایم و می توانیم با خیالی راحت در بازار حضور داشته باشیم و به ادامه حیات خود امیدوار باشیم. فرآیند کاهش هزینه های شرکت برای به حداکثر رساندن سود است.

این شامل شناسایی و حذف هزینه هایی است که ارزش افزوده ای برای مشتریان ایجاد نمی کنند. با حذف هزینه های زیادی و یا اضافی باعث می شویم تا بهره وری بیشتری داشته باشیم.

افزایش سود و بهتر شدن جریان نقدینگی دو نتیجه اصلی است که پس از پیاده سازی پروژه های کاهش هزینه به دست خواهیم آورد.

پس از آنکه نقطه هزینه های زیاد را پیدا کردیم بایستی روی نقاطی کار کنیم که تاثیر منفی بر کیفیت، خدمات مشتری، کارکنان، برند، و تامین‌کنندگان ما نداشته باشد.

در برخی مواقع مدیران بعضی از هزینه ها را را به شکل سرمایه گذاری می بینند. مواردی مثل افزایش شعبه های جدید، افزایش محصولات جدید، ورود به بازارهای جدید و افزايش دسته جدیدی از مشتریان.

در زمان رکود و اوضاع بد اقتصاد و بازار بایستی حتماً هزینه های خود را کاهش دهیم تا بتوانیم از این وضعیت به سلامت عبور کنیم. بنابراین زمان آن رسیده که به طور دقیقی به هزینه های خود توجه کرده و آنها را کاهش دهیم و از طرف دیگر کارایی فرآیندها و فعالیت‌های خود را بهبود بخشیم.

برای نهادینه کردن مدیریت کاهش هزینه‌ها و برای بهینه نگه داشتن مخارج، بایستی فرهنگ درست مصرف کردن را در شرکت خود ایجاد کرده و توسعه دهیم.

رویکردهای متفاوتی برای مدیریت هزینه‌ها استفاده می‌شود. رویکرد ما در این نوشته، رویکرد مهندسی ارزش است. بنابراین به دنبال کاهش هزینه‌ها با شرط حفظ و یا افزایش بعضی ارز‌ش‌ها هستیم. ارز‌ش‌هایی که در ارتباط با کارکنان، کیفیت، مشتریان و بنیادهای یک سازمان است.

فرهنگ حداقل‌سازی هزینه

برای موفقیت در ایجاد مزیت رقابت قیمتی، نیاز است که تمام ارکان سازمان و به خصوص پرسنل در محیطی هدفمند و منسجم با هم کار کنند. وقتی تمام ساختارها با مدیریت و کار نیروی انسانی به سمت حداقل کردن هزینه ها گام برمی دارند، موفقیت را تضمین می کنند.

اغلب شرکت ها فورا به کاهش حقوق و دستمزد و یا کاهش پرسنل فکر می کنند و بعضی دیگر به کاهش هزینه های سربار هم فکر می کنند. ما نمی توانیم یک سیستم پویا با حداقل هزینه ها را مدیریت کنیم مگر اینکه فرهنگ آن را در تمام عناصر شرکت خود، فعال کرده باشیم. نتایج دیر بازده فراوانی هستند که پایداری ما را در بازار تضمین می کنند و برای داشتن این موقعیت بایستی همه جنبه های را مدیریت کنیم.

فرض کنید در حال طراحی و بهبود یک فرآیند در بیزنس خود هستید. اگر فرهنگ حداقل‌سازی هزینه را ایجاد کرده باشید،  ذهن شما، فرآیند بهتر و با راندمان مناسب تری را طراحی خواهد کرد که به بهترین شکل ممکن با سایر فرایندهای موجود سازمان همکاری می کند.

انواع هزینه

از لحاظ نوع، هزینه ها به سه دسته تقسیم می شوند.

هزینه های ثابت

هزینه‌هایی که با تغییر تولید و یا فروش محصول، ثابت می‌ماند. هزینه های ثابت شامل: هزینه‌های استهلاک، بیمه، بهره بانکی، اجاره ها، مالیات بر مستغلات، خدمات رفاهی، حقوق، هزینه خرید ساختمان ها و تجهیزات تولید.

هزینه های متغیر

هزینه‌هایی که با تغییر مقدار تولید و فروش محصول، تغییر می‌کند. هزینه های متغیر شامل: هزینه‌های مواد اولیه، دستمزد تولید، فروش محصولات، انرژی، توزیع و پخش و هزینه تعمیرات.

هزینه های دوره‌ای

هزینه هایی که موقتی و تنها در دوره‌ای خاص به وجود می آیند. هزینه های دوره ای شامل: هزینه های شرکت در نمایشگاه، هزینه‌های هدایا، هزینه های خسارت و دیه.

جهت مدیریت هزینه ها بایستی هر دو هزینه ثابت و متغیر را کاهش داد ولی در اغلب مواقع، کاهش هزینه های ثابت نسبت به هزینه های متغیر، محدودیت بیشتری دارد.

 

برنامه‌ریزی کاهش هزینه 

در زیر با برخی از پرسش‌ها روبرو می شوید که در دنیای پر رقابت امروز، بسیار شنیده می شوند. پاسخ آنها به شما کمک می کند که وارد دنیای رهبری هزینه‌ها شوید.

چگونه می توانیم سود خود را افزایش دهیم؟

چگونه هزینه‌های خود را متعادل کنیم؟

چگونه حاشیه سود خود را افزایش دهیم؟

در بازار رقابتی، چگونه قیمت‌گذاری کنیم؟

سازمان‌هایی که به دنبال افزایش حاشیه سود از طریق کاهش هزینه هستند از استراتژی حداقل‌سازی هزینه در تمام فعالیت های خود استفاده می کنند. تمام ذهن و نگرش افراد و مدیران آنها درگیر طراحی و بکارگیری فرایند‌های مقرون به صرفه و کارا در سراسر شرکت می شود.

از لحاظ قابلیت کنترل و مدیریت، هزینه‌ها به دو دسته تقسیم می شوند. هزینه‌های قابل کنترل و غیر قابل کنترل. هزینه‌های قابل کنترل، هزینه‌هایی هستند که شرکت بر آنها اختیار کامل دارد. چنین هزینه‌هایی شامل بودجه بازاریابی و هزینه‌های نیروی کار است. در مقابل، هزینه‌های غیرقابل کنترل هزینه‌هایی هستند که شرکت نمی تواند آنها را تغییر دهد، مانند اجاره و بیمه. البته که نباید فراموش کرد این قابلیت در کنترل‌ها و یا عدم کنترل‌ها، قطعی و انعطاف پذیری محدودی دارند و به شرایط زیادی بستگی دارند.

برای شروع، به سراغ مواردی می رویم که از لحاظ مبلغ، هزینه بیشتری دارند. آن‌ها را بررسی و آنالیز می کنیم تا دریابیم به چه صورت‌هایی می‌توانیم باعث کاهش و یا کنترل آن‌ها شویم.

برای این بررسی‌ها بهتر است افراد مرتبط با هر بخش از هزینه‌ها را مشارکت دهیم. برای مثال، در بررسی هزینه‌های فروش بهتر است مدیران و پرسنل فروش مشارکت داشته باشند و یا در بخش هزینه‌های تولید و نگهداری تجهیزات بایستی صحبت‌ها و نظرات پرسنل تولید را بدانیم.

یکی از راه‌ها برای ایجاد عملکرد بهتر در مدیریت کاهش هزینه‌ها، ایجاد شرایط و فضای خلاقانه در جلسات بررسی و نظرسنجی‌ها است. استفاده از نظرات خلاقانه باعث می شود که به دست آوردهای بهتری برسیم و همچنین، پرسنل و مدیران ما به صورت مسئولانه و مشتاقانه با سازمان همکاری کنند.

موارد و موضوعات مرتبط با رهبری هزینه

مرسوم کردن استفاده از مسیرهایی که تاکنون نتیجه بخش بوده است

اگر راه و روش‌هایی را قبلا امتحان کرده ایم که در کاهش هزینه‌ها موثر بوده است استفاده از آن‌ها را تکرار می کنیم و نهایتا در جهت بهبود همان روش‌ها می کوشیم. بنابراین از تجربیات خوب خود تا جایی که قابل تکرار و اثربخش است استفاده کنید.

تعیین استاندارد برای هزینه‌های زیاد

بخش‌هایی که هزینه‌های زیادی دارند را با تعیین حد مجاز برای مصرف بودجه و اختصاص هزینه، کنترل کنید. با این روش استانداردی را برای مقدار هزینه مجاز در همه قسمت‌های مهم مالی، استقرار می دهید.

آنالیز هزینه – فایده

در مراکز و نقاط پرهزینه، آنالیز کنید که آیا فایده دریافتی از این قسمت‌ها چقدر متناسب با هزینه انجام گرفته است. برای این منظور بایستی معیارهایی برای مشخص کردن میزان عملکرد هر بخش داشته باشید. تا با این تناسب‌های مقایسه کنید.

فرض کنید، معیار شما این است که برای جذب هر مشتری، 1000 واحد هزینه کنید و پس از آنالیز متوجه شدید که 1200 واحد هزینه کرده اید. در این صورت اگر مشتریان جدید، خرید بیشتری نسبت به دوره‌های قبل دارند، می توانید این هزینه را چشم پوشی کنید وگرنه بایستی به دنبال دلایل بیشتر شدن هزینه‌ها نسبت به قبل باشید و راه کار مناسبی را به کار بندید.

کنترل بودجه مارکتینگ

در سازمان‌هایی که جهت پیشبرد مقاصد مختلف مارکتینگ از جمله بازاریابی، تبلیغات و فروش نیاز به بودجه از پیش تعیین شده است، کنترل و بررسی‌های زیادی صورت می گیرد تا این بیزنس‌ها با حداقل هزینه ممکن به اهداف مارکتینگ خود برسند. کنترل‌های سختگیرانه ای که برخی مواقع باعث نارضایتی پرسنل مربوطه و حتی مشتریان می شود.

از نرم افزارهای اتوماسیون استفاده کنید

نرم افزارهای اتوماسیون باعث میشوند تا سرعت کار افزایش یابد و هزینه‌های فروش و پخش محصول کاهش یابد. همچنین در فروش خدمات نیز با حفظ کیفیت در عملکرد فرایندهای فروش، هزینه‌ها را کاهش می دهد.

استفاده از ابزارهای رایگان اینترنتی

بعضی اپلیکیشن‌ها و نرم افزارهای کاربردی، نسخه رایگان دارند که معمولا کارایی مناسبی هم دارند. استفاده از این برنامه‌ها باعث می شود که هزینه‌های شما کاهش یابد و در ضمن نیاز و خواست خود را با کارایی آن نرم افزارها، تست کنید تا برای خرید نسخه اصلی، تصمیم مناسبی بگیرید.

آنالیز ارزش و ایجاد تناسب با هزینه‌ها

ما در این نوشته از رویکرد مهندسی ارزش بهره گرفته‌ایم. بنابراین به جریان هزینه‌ها مانند جریان و زنجیره ارزش نگاه می کنیم. هم زمان با ایجاد هزینه در هر ایستگاه، ارزش‌هایی نیز تولید می شود که مانند مدارهایی در اطراف این نقطه قرار می گیرند.

انجام تبلیغات رایگان (تبلیغات دهان به دهان / ویروسی)

یکی از تبلیغات بسیار موثر و البته رایگان، تبلیغات دهان به دهان است. مشتریان راضی  در ارتباطات دوستانه خود و در بین کسانی که احتمالاً مشتریان آینده ما هستند به گفتگو و معرفی محصول و خدماتی می پردازند که باعث رفع نیازهای آنها و رضایتشان شده اند. این تبلیغات برای ما هیچ هزینه ای ندارد و مطمئناً موثرتر از انواع دیگر تبلیغات مرسوم است. تبلیغات ویروسی، معمولا به صورت ویدیوهای جذاب و هیجان انگیزی هستند که توسط مردم دست به دست می شوند. این نوع تبلیغات به صورت ویروسی توسط جامعه نشر پیدا می کنند و کافیست ما به صورت خلاقانه، آن را یک بار تهیه کنیم و بقیه کار را افراد جامعه انجام خواهند داد.

پرداخت‌های مالی را اینترنتی کنید

استفاده از اینترنت باعث کاهش هزینه ها و کمتر شدن زمان کار برای انجام یک فعالیت می گردد. با حفظ قواعد و قوانین امنیتی در اینترنت میتوانیم از این ابزار برای کلیه پرداخت‌های مالی استفاده کنیم تا با سرعت بیشتر و هزینه کمتر، کارهای مالی خود را توسط مشتری و پرسنل خودمان انجام داده و مدیریت کنیم.

مقایسه و بنچ مارکینگ با الگوهای بازار

در فضای رقابتی، محصولات و خدمات ما و رقبای مان توسط مشتری ها مقایسه می شود. چنانچه بخواهیم کار خود را توسعه داده و مانند بزرگان صنعت خود رشد کنیم می توانیم با تکنیک الگوبرداری از رهبران بازار، ایده و الهام بگیریم. نکته ظریفی که بایستی به آن توجه کنیم این است که الگو برداری با کپی برداری متفاوت است و بایستی در نظر داشته باشیم که معمولاً کپی برداری نتیجه های مطمئنی ندارد.

بررسی و جایگزینی روش‌های حمل و نقل ارزان

در بعضی شرکتها، هزینه های حمل و نقل در قیمت نهایی فروش تاثیر زیادی میگذارد. با توجه به اینکه انواع روش های حمل و نقل و انواع وسایل حمل و نقل برای محصولات متفاوت با اندازه ها و ابعاد مختلف وجود دارد بایستی یک روش خوب یک وسیله مناسب و نوع بسته بندی مناسبی را انتخاب کنیم تا این هزینه ها را به حداقل ممکن برسانیم. تغییر در بسته بندی ها و روش حمل و نقل می تواند هزینه های ما را به صورت چشمگیری کاهش دهد.

دسته بندی هزینه‌ها و بررسی تعادل بین آنها

می دانیم که در هر هر سازمانی نقاط پرهزینه وجود دارد که بایستی مدیریت شود. فرایندهای مختلف مانند خرید، تولید، ارائه خدمات، همچنین خدمات پس از فروش و … انواع هزینه های مختلف وجود دارد. ابتدا هزینه ها را دسته بندی می کنیم و سپس  مقایسه را بین این دسته ها انجام می دهیم. متوجه می شویم که بعضی از هزینه ها به مقدار قابل توجهی بیشتر از دیگران هستند. این مقایسه ها باعث می شود تا ما از یک ارتباط و تعادل با خبر شویم. چنانچه استاندارد هزینه ها را  در صنعت و صنف خود  بدانیم می توانیم به راحتی تعادل مناسب بین نقاط  پر هزینه را متوجه شده و یا برقرار کنیم.

بهبود مداوم فرآیندهای مدیریتی

بسیار جالب است وقتی متوجه می شویم که مدیران و فرایندهای مدیریتی، عاملان تولید هزینه های نامناسب و زیاد هستند. بهترین سازمان ها دارای فرایند های مدیریتی کم هزینه و مدیران بدون تجملات و تشریفات هستند. بنابراین بسیار خوب و الهام بخش است زمانی که مدیران شرکت، از خود شروع می‌کنند و با تغییر فرایند هایشان، هزینه های مدیریتی را کاهش می دهند. بدین صورت، آنها باعث کاهش مقاومت پرسنل در برابر تغییر می‌شوند.

استفاده از قوانین برای کاهش و بخشودگی های مالیاتی و بیمه

معمولا در قوانین مالیاتی و شرایط بخشودگی و یا تخفیف‌هایی برای سازمانها در نظر گرفته شده است. ما میتوانیم با بررسی و آگاهی از قوانین مالیاتی و بیمه، بخشی از هزینه های خود را با گرفتن بخشودگی ها و تخفیف ها کم کنیم. در برخی مواقع ممکن است بتوانیم شرایطی را برای ارائه اسناد به این سازمان ها فراهم کنیم که هزینه های مالیاتی و بیمه کمتری داشته باشیم.

کاهش ضایعات محصول

در فرآیندهای تولید و یا ارائه خدمات دو نوع ضایعات وجود دارد. ضایعات اجتناب پذیر و ضایعات اجتناب ناپذیر. ما میتوانیم ضایعات اجتناب پذیر را کاهش دهیم برای برخی مواقع این ضایعات به میزان بسیار زیادی، سود شرکت را کاهش می‌دهد. خبر خوب این است که می توان با برنامه ریزی و استفاده از تکنیک هایی، ضایعات را به میزان بسیار زیادی کاهش داد. بنابراین به راحتی سود قابل توجهی برای سازمان خود ایجاد می‌کنیم. کاهش ضایعات اجتناب پذیر می‌تواند به نزدیک صد در صد هم برسد.

ساده‌سازی و آسان.سازی 

در اغلب مواقع ساده‌سازی و آسان‌سازی فرایندها روش های اجرایی و فعالیت ها می تواند نقش مستقیمی در کاهش هزینه ها داشته باشد.

برون‌سپاری فعالیتهای غیر کلیدی 

برون‌سپاری فعالیت‌هایی که برای ما هزینه زیادی ایجاد می کند ولی برای بعضی از سرویس دهنده های بیرونی هزینه کمی دارد جایگزین خوبی خواهد بود. بنابراين می‌توانیم بدون نگرانی، با برون‌سپاری بعضی از فعالیت های غیر کلیدی،  هزینه های خود را کاهش دهیم.

هرس کردن 

بعضی از فرایندها، روش‌ها، محصولات، خدمات، مشتریان و تامین کنندگان هزینه‌هایی ایجاد می‌کنند که در قبال آن، منافع مناسب برای سازمان ما ندارد. در صورتی که این موارد را هرس کرده و کاهش دهیم، میتوانیم سود خود را افزایش دهیم بدون اینکه صدمه‌ای از لحاظ کیفیت و شهرت دیده باشیم.

ایجاد و توسعه مهارت خود مدیریتی برای همه پرسنل 

بخش قابل توجهی از زمان و انرژی ما صرف مدیریت کردن پرسنل میشود. در صورتی که پرسنل بتوانند بدون حضور ما خود را مدیریت کنند و فعالیت های روزانه خود را به خوبی به پیش ببرند و برنامه های آینده خود را آماده و اجرا کنند کمک زیادی به مدیران کرده‌اند. خود مدیریتی باعث می شود که فعالیت های روزمره کارکنان، با کیفیت بیشتری انجام شود و وقت مدیران صرف کارهای دیگری گردد.

حذف تبلیغات غیر موثر و قدیمی

صنعت تبلیغات همیشه در حال نو شدن و تغییر بوده است.تبليغات قدیمی معمولاً اثرشان کم می‌شود و تبلیغات جدید مفیدتر واقع می شوند. بنابراین بایستی تبلیغات قدیمی و غیر موثر را حذف کنیم و تبلیغات به روز و با کیفیتی را جایگزین کنیم.

تعامل از طریق مهارت‌های ارتباط موثر و مذاکره

در هر بیزینسی ارتباط با مشتریان و مذاکره با آنها و با تأمین کنندگان اهمیت زیادی دارد. در صورتی که مهارت های ارتباط موثر و مذاکره را به خوبی بدانیم میتوانیم نتایج بهتری را دریافت کنیم. در این صورت، زمان کمتری را صرف مذاکره کرده‌ایم و دست‌آورد بهتری داریم.

کاهش زمان در فرایندها

تقریباً تمام فرآیند‌ها قابل بهبود هستند. یکی از مواردی که می توان در هر فرایندی بهبود داد، زمان پروسه و انجام فعالیت‌ها است. با تغییر در فرایند، زمان انجام فعالیت ها را کاهش می‌دهيم.

دادن مسئولیت و اختیار مناسب، جهت کاهش هزینه‌ها به افراد مرتبط

اگر بخواهیم کارکنان مسئولیت پذیر و متعهدی داشته باشیم بایستی متناسب با انتظاری که از آنها داریم اختیارات مرتبط راهم به آنها بدهیم. در تمامی سیستم های استاندارد مدیریتی،  مسئولیت و اختیار را در کنار هم قرار می دهند تا نتیجه واقعگرایانه‌ای دریافت کنند.

استفاده از شیوه کوچینگ در مدیریت

یکی از شیوه های به‌روز و موفق در مدیریت، روش کوچینگ است. در این روش، به کمک کارکنان خود می آییم و بدون قضاوت و توصیه، کمک میکنیم تا پرسنل ما موضوع را به خوبی درک کرده و راه حل مناسبی را پیدا کنند. با این روش، در زمان صرفه جویی کرده و هزینه های مدیریتی را کاهش می دهیم.

ایجاد فرهنگ بهبود مستمر

همه شرکت های موفق دنیا همیشه در حال بهبود دادن عناصر مختلف در سازمان خود هستند. آنها می دانند که برای داشتن یک سیستم بهبود مداوم بایستی فرهنگ بهبود مستمر را طراحی و پیاده سازی کنند. این فرهنگ به آنها کمک می کند که بتوانند با هزینه‌های کمتری به نتایج بهتری برسند.

ایجاد فرایند ضد دزدی، گم شدگی، خرابی و اشتباهات روزمره

موضوعاتی مثل دزدی، گم شدگی، خرابی و اشتباهات باعث می‌شوند حاشیه سود سازمان کاهش یابد. فرایندهای ضد دزدی، گمشدگی خرابی و اشتباهات روزمره، کمی پیچیده و پیاده سازی آن زمان بر است. اما ارزش طراحی و اجرای آن قابل توجه است و باعث افزایش سود می‌شود.

انجام آموزش‌های مهارتی و حرفه ای

هر انسانی پس از یادگیری آموزش‌های مهارتی و حرفه ای، کارایی و راندمان بیشتری دارد. مدیران ارشد، مدیران میانی و همه کارکنان، پس از افزایش مهارت‌هایشان می‌توانند راندمان کارشان را بالاتر ببرند و موجب کاهش هزینه و زمان شوند.

بررسی و تعدیل هزینه‌های غیر ضروری

هر شرکتی که به سمت اشرافیت میل کند و یا مدیریت بودجه و هزینه نداشته باشد دچار هزینه‌های غیرضروری می شود. هزینه های غیر ضروری باعث ایجاد ساختار هزینه تراشی بودن و اسراف می شوند. با شناسایی هزینه های غیر ضروری و حذف آنها، سازمان خود را به سمت درست هدایت می کنیم.

جلسات را به صورت مجازی برگزار کنید

استفاده از ابزار‌های تماس تصویری و جلسات کاری مجازی به ما کمک می کند تا در زمان صرفه جویی قابل توجهی داشته باشیم. بسیار از جلسات به خاطر نبودن یک یا چند عضو در محل کار کنسل می شود. جلسات مجازی این مشکل را رفع کرده و میتوانیم هر کسی را از هر جایی از دنیا به جلسه ملحق کنیم.

گرفتن مهلت بیشتر از مشتری، به جای پرداخت جریمه 

زمانی که طبق قرارداد خود با مشتری نتوانستیم محصول و یا خدمات را در موعد مقرر تحویل دهیم احتمالاً شامل جریمه خواهیم شد. در چنین مواقعی می توانیم با مذاکره و ایجاد توافق جدید با مشتری  از گزند این جریمه های قانونی دور شویم و بدین صورت هزینه های جریمه و دیرکرد را از بین می بریم.

استفاده از بیمه‌ها جهت جبران خسارت

امروزه صنعت بیمه برای هر نوع موضوعی خدمات پشتیبانی و پوشش خسارتی دارد. برای جلوگیری از خسارت های هنگفت می توانیم حمایت های مناسبی را از طرف بیمه‌ها دریافت کنیم. تقریباً همیشه منطقی تر است که توسط بیمه، سازمان خود را از گزند خسارت ها ایمن کنیم.

جستجو برای استفاده از وام‌های مرتبط و کم بهره

در برخی مواقع، قوانین حمایتی و یا بخشنامه های دولتی تصویب می‌شوند که توسط آنها می توانیم وامهای مناسب و کم بهره‌ای را دریافت کنیم. این موارد، همیشگی نیستن بنابراین بایستی در جستجو و پیگیر یافتن وام های کم‌بهره و اعتبارات مناسبی برای سازمان خود باشیم.

استفاده از واسطه‌ها و سیستم‌های همکاری در فروش

واسطه ها و همکاران فروش در مناطقی که ما فعال نیستیم می توانند فروشمان را افزایش دهند. با این روش، بدون درگیری و هزینه های زیادی، جغرافیای فعالیت و میزان فروش را بیشتر می‌کنیم. چیزی که مهم است یافتن و انتخاب واسطه ها و همکاران مناسبی برای فروش بیشتر در مناطق مورد نظر ماست.

بررسی کارکرد و نیاز به مخارج هدایای تبلیغاتی

در اغلب مواقع هزینه‌های هدایای تبلیغاتی کار کرد و خروجی مناسبی ندارد. بهتر است قبل از هرگونه هزینه برای هدایای تبلیغاتی هدف گذاری کرده و نتیجه مطلوب را در نظر بگیریم. پس از انجام تبلیغات مورد نظر نتیجه را با هزینه این کار و انواع هزینه های تبلیغاتی دیگر مقایسه کنیم.

هزینه پذیرایی در شرکت را متعادل کنید

هزینه پذیرایی از کارکنان، مراجعان و مهمان‌های شرکت ما چقدر است؟ این هزینه‌ها در برخی سازمان‌ها، خیلی زیاد و در برخی بسیار کم است. می‌توانیم به راحتی، هزینه‌های پذیرایی را متعادل کنیم. نه آنچنان کم که سازمان را کوچک نشان دهد و نه آنچنان زیاد که سازمان را اشرافی نشان دهد.

اسپانسرینگ رویدادهای زود بازده

یکی از روشهای تبلیغاتی موثر و جامعه پسند، اسپانسرینگ است. در این روش، انتخاب نوع رویداد بسیار مهم است. چنانچه بخواهیم منفعت تبلیغاتی خوبی از اسپانسرینگ داشته باشیم،  بایستی رویدادی را انتخاب کنیم که تبلیغات در آن زود بازده باشد وگرنه نتیجه ملموس آن، شهرت اجتماعی است.

به‌ کارگیری تکنیک JIT جهت کاهش سرمایه در گردش و کاهش فضای انبار

تکنیک JIT به ما کمک می کند تا با حداقل سرمایه و نقدینگی بتوانیم حداکثر تولید را داشته باشیم. این روش برای شرکت هایی که به نقدینگی زیادی نیاز دارند بسیار مناسب است. این تکنیک را وقتی می‌توانیم استفاده کنیم که در برنامه‌ریزی، توانمند باشیم.

بررسی خواب سرمایه در انبار و کاهش یا حذف کالاهای کند فروش

بعضی از محصولات ما کند فروش هستند و یا اینکه عموماً تقاضا برای آن ها کم است. اگر بتوانیم محصولاتی که تقاضای کمی در بازار دارند و یا کند فروش هستند را از سبد کالای خود حذف کنیم خواب سرمایه را کاهش داده ایم و فضای انبار را برای محصولات پرفروش باز کرده ایم.

به کار گیری تکنیک 5S جهت کاهش هزینه‌ها و فضای اشغالی

تکنیک 5S یک ابزار ژاپنی است که فواید زیادی دارد. از جمله نظم دهی و ساماندهی به محیط کار و کاهش هزینه های اضافی. این تکنیک محبوب، در بسیاری از سازمانهای خوب دنیا مورد استفاده قرار می‌گیرد.

حذف سفارشات کوچک و یا متقاعد کردن مشتری برای افزایش مقدار سفارش

فروشندگان ماهر تلاش می‌کنند تا با مذاکره و چانه زنی با مشتریان خود میزان سفارش آن ها را افزایش دهند. سفارشات کوچک برای شرکت ها جذاب نیست و ارزش معامله ندارد. مطمئنا با افزایش مهارت متقاعد کنندگی،  میتوانیم سفارش های کوچک را بزرگتر کنیم و یا به صورت محترمانه آنها را حذف کنیم.

کاهش هزینه‌های مارکتینگ با استفاده از تکنولوژی

یکی از خواص استفاده از تکنولوژی،  کاهش هزینه های رایج است. تکنولوژی های ارتباطی و نرم افزارهای مارکتینگ در خدمت شرکت ها هستند تا با سرعت بیشتر و هزینه کمتر فعالیت های بازاریابی، فروش و تبلیغات خود را گسترش دهند.

کاهش ضایعات در محتوا، کاغذ و …

اصولاً کاهش ضایعات در هر قسمت و در هر سطحی به کاهش هزینه ها کمک می کند. در بعضی شرکت ها استفاده از ملزومات اداری و محتوای تبلیغاتی بیش از نیاز است. برقراری تعادل متناسب با نتیجه دلخواه، می‌تواند از لحاظ کاهش هزینه، کمک شایانی در دراز مدت برای سازمان ما باشد.

مدیریت و کاهش تلفات انرژی

اغلب ما تجربه مشاهده تلفات انرژی نامناسب از انرژی را داشته‌ایم. مدیریت انرژی باعث میشود که تلفات انرژی به حداقل ممکن برسد و هزینه های انرژی متعادل گردد. این هزینه ها در بعضی از شرکت ها میزان بسیار زیادی را به خود اختصاص می دهد و کاهش آن بسیار خوشایند است.

استفاده از تکنیک توفان ذهنی برای پیدا کردن راه‌کارهای کاهش هزینه‌های مارکتینگ

برای کاهش هزینه ها در تمام عناصر سازمان تمام کارکنان را درگیر و مرتبط می‌کنیم. یکی از تکنیک های خوب برای همکاری همه جانبه در جهت فرهنگ حداقل‌سازی هزینه‌ها  تکنیک طوفان ذهنی است اغلب کارکنان، ایده و راهکارهایی برای کاهش هزینه ها دارند. آنها با بیان نظرات،  خود را مسئول اجرای آنها خواهند کرد. بنابراین تمام پرسنل عضو تیم حداقل سازی هزینه ها میشوند و نتیجه این همکاری همیشه موفق است.

کاهش هزینه‌های مالی با تشویق مشتری برای خرید نقدی

برای جلوگیری از هزینه های بهره بانکی می توانیم مشتریان را تشویق به خرید نقدی کنیم. به این صورت نقدینگی مورد نیاز را تامین می‌کنیم و هزینه های مالی خود را کاهش می‌دهیم. برای تشویق مشتریان به خرید نقدی مهارت های فروش پرسنل و مدیران ما کارگشا هستند. از طرف دیگر، بعضی از مشوق های تخفیفی نیز می تواند تاثیرات خوبی داشته باشد.

برنامه‌ریزی برای کاهش هزینه‌های سفرهای فروشندگان

در بعضی موارد پس از محاسبه هزینه های سفر فروشندگان، به این نتیجه می‌رسیم که تناسبی بین هزینه ها و نتیجه های مورد دلخواه بر قرار نیست. پس بایستی برنامه ریزی بهتری داشته باشیم و راهکارهای مناسب تری را استفاده کنیم. این هزینه ها می تواند چنان افزایش یابد که سود فروش ناشی از سفرهای فروشندگان را از بین ببرد.

جایگزین کردن تامین کنندگانی که با قیمت، کیفیت و شرایط بهتری حاضرند با ما کار کنند

در جستجوی تامین کنندگان جدیدی باشیم که از لحاظ قیمت و کیفیت و شرایط همکاری، وضعیت بهتری را برای ما ایجاد می‌کنند. بدین صورت هزینه‌ها را کاهش می‌دهیم و شرايط بهتری را برای سازمان خود فراهم کرده‌ایم.

شناسایی، طراحی مجدد و یا حذف فرآیندهای تکراری

در اغلب شرکت های تولیدی و یا خدماتی متوسط و بزرگ، فرایندهای تکراری و یا فعالیت های تکراری و غیر لازم وجود دارد. چنانچه فرایند ها و فعالیت های تکراری را شناسایی و حذف کنیم هزینه های انجام کارها را کاهش داده ایم. در برخی مواقع طراحی مجدد فرایندها و روشهای اجرایی کمک شایانی به کوتاه شدن فعالیت ها و کاهش هزینه ها می شود.

مهندسی مجدد نیازهای اصلی و فرعی مارکتینگ

فرآیندهای مارکتینگ هزینه های زیادی دارند مخصوصاً فرایند تبلیغات. بایستی به صورت دوره ای نیازهای اصلی و فرعی مارکتینگ را مشخص کنیم و بر اساس آنها فرآیندها را مهندسی مجدد کنیم. با طراحی مجدد فرایندهای مارکتینگ موجب می شویم تا هزینه های این بخش کاهش یافته و یا متعادل شوند.

پیدا کردن روش، ابزار و یا استراتژی جایگزین برای افزایش راندمان و کاهش هزینه‌ها 

سیستم های مدیریت، همیشه رو به پیشرفت بوده است. بنابراین روش ها  ابزارها و استراتژی های جدید می‌تواند کمک کند تا راندمان ما افزایش و هزینه ها کاهش یابند. همیشه یادگیری و استفاده از روش ها و ابزارهای مناسب را در دستور کار خود قرار دهیم و موفق‌تر عمل کنیم.

استفاده از مشاور و ارزیاب برای ممیزی خارجی هزینه‌ها 

ممیزی هزینه ها توسط مشاور و ارزیاب مستقل از سازمان، به ما کمک می‌کند تا بتوانیم طیف بیشتر از هزینه‌ها را بررسی کرده و برای کاهش آن راهکارهای مناسبی را بیابیم. دیدن هزینه های شرکت از بیرون سازمان زاویه دید دیگریست که با ممیزی داخلی توسط خودمان تفاوت هایی دارد. هر دو لازم و مکمل یکدیگرند. ممکن است در بعضی مواقع، نیاز داشته باشیم که از مشاوره ممیز ها برای ممیزی داخلی خودمان نیز استفاده کنیم.

خرید تجهیزات دست دوم در صورت داشتن عملکرد خوب

بعضی تجهیزات و ماشین آلات دست دوم با هزینه های بسیار کم و کارایی نسبتاً خوب می توانند در هزینه های راه اندازی خط تولید و یا گسترش آن به ما کمک کنند. خرید تجهیزات اروپایی و آمریکایی دست دوم معمولاً انتخاب مناسبی است.

تمرکز بر تولید و یا خدمات محصولاتی که توجیه اقتصادی دارند

بررسی توجیه اقتصادی محصولات کار بسیار ارزنده و مهمی است. بعضی از محصولات جدید، توجیه اقتصادی خوبی دارند و بررسی جایگزینی آنها با محصولات قدیمی و یا راه اندازی خط تولید و ارائه خدمات جدید، می‌تواند رونق قابل توجهی را برای ما به ارمغان آورد.

انجام دورکاری برای برخی پرسنل و فعالیت های ممکن

فعالیت هایی که امکان دورکاری دارد و هزینه آن برای ما کمتر از حالت کار فیزیکی است را می‌توانیم برنامه ریزی و مدیریت کنیم. ممکن است بعضی فعالیت های دورکاری، رضایت و کیفیت بالاتری را برای ما و کارکنان ایجاد کند.

با انتخاب درست محل کار، هزینه خرید و یا اجاره دفتر کار را متعادل کنید

هزینه های خرید و یا اجاره دفتر در مکان های مختلف را بررسی می کنیم و فاصله مکان محل کار با دفاتر دیگر و یا کارخانه را در نظر میگیریم. پس از آن می توانیم انتخاب خوبی برای بهترین محل کار داشته باشیم. این هزینه ها می توانند مقدار قابل توجهی از حاشیه سود ما را به خود تعلق دهند. بنابراین انتخاب ما بسیار اهمیت پیدا می کند.

راه‌های تخفیف گرفتن و چانه‌زنی بیابید تا هزینه خرید را کاهش دهید

مهارت چانه‌زنی و مذاکره با تامین کنندگان به ما کمک می کند که بتوانیم مواد اولیه و قطعات را با قیمت کمتری دریافت کنیم.می‌توانیم با حفظ کیفیت، قیمت کمتری بپردازیم. ممکن است بتوانیم با حفظ قیمت، کیفیت بالاتری از مواد و قطعات را دریافت کنیم. در هر صورت، هزینه‌های ما کاهش داشته‌اند و یا ارزش بیشتری به دست آورده‌ایم.

گروه و اتحادیه بسازید و با خرید عمده، قیمت را کاهش دهید

اتحادیه‌ها و تعاونی‌ها و اصناف می توانند خریدهای جز را به خریدهای کل تبدیل کنند. بدین ترتیب می‌توانیم با قیمت‌های پایین‌تری خرید کنیم و از سود حاصل از خرید عمده و یا نقدی، بهره ببریم.

آنالیز حداقل سازی هزینه‌ها 

در هر مرحله از بهبود سازمان، دوبار آنالیز هزینه خواهیم داشت. دفعه اول را پس از آنکه تمامی موارد مهم تولید هزینه در سازمان را مشخص کردیم به آنالیز آن ها می پردازیم و دفعه دوم پس از حداقل سازی هزینه ها.

برای اینکه نتیجه مناسبی از این آنالیزها داشته باشیم بایستی معیارهایی را برای اندازه گیری مشخص کنیم و تلرانس قبول و مردود کردن آن ها را نیز تعیین کنیم.

برای مثال …

هشدارهای کاهش هزینه

همیشه کاهش هزینه باعث رضایت کامل ما نمی شود و این کاهش ممکن است باعث افزایش هزینه هایی در جای دیگری شود. مشکلات احتمالی ناشی از استراتژی کاهش هزینه‌ها می تواند شامل موارد زیر شود.

ضعیف شدن استراتژی مارکتینگ به دلیل کاهش بودجه مارکتینگ

از دست دادن برخی تامین کنندهای قدیمی به دلیل درخواست کاهش قیمت خرید

کاهش عملکرد بخش‌های آموزش، تبلیغات، تحقیق و توسعه

کاهش جریان نقدینگی در بخش های فروش و تبلیغات

مشکلات درگیری با قوانین کار و بیمه