ابزار محبوب SWOT

یکی از ابزارهای بسیار محبوب برای آنالیز بیزینس ها، SWOT است. ابزاری بسیار ساده و قابل فهم که می تواند مسائل پیچیده را برای تحلیل در یک جدول به نمایش بگذارد. در بعضی از کتاب‌ها و مقاله ها مشاهده می کنیم که آن را با نام سئوات معرفی کرده‌اند.

در این مقاله به صورت ساده و به دور از حاشیه‌ها یاد میگیریم که چگونه با هفت گام، این تکنیک تحلیلی را آماده بهره‌برداری کنیم.

کلمه SWOT از چهار حرف تشکیل شده و اشاره به حروف اول کلمات زیر است.

قوت‌ها Strengths

ضعف‌ها Weaknesses

فرصت‌ها Opportunities

تهدیدها Threats

بدین ترتیب، از یک طرف، قوت‌ها و ضعف‌های درون سازمان را تحلیل میکنیم و از طرف دیگر، فرصت‌ها و تهدیدهای پیرامون سازمان را در نظر می‌گیریم.

گام اول: تعیین هدف و صورت مسئله 

ابتدایی ترین کاری که بایستی انجام دهیم این است که مشخص کنیم دقیقاً میخواهیم چه مسئله‌ای را حل کنیم و هدف ما از تحلیل آن مسئله چیست. باید مشخص کنیم که قرار است کجا از نتایج تحلیلی آن استفاده کنیم؟ این گام کمک می کند تا بدانیم که در حل موضوع مورد نظر، نیازمند چه افرادی هستیم و میتوانیم مشخص کنیم که باید چگونه آن‌ها را آماده و آگاه کنیم. بنابراين پروژه را به خوبی و راحت مدیریت کرده و به نتایج مورد نظر، دست می‌یابم.

قرار است که جدولی با چهار ستون را آماده کنیم. دو ستون اول مربوط به شناخت از درون سازمان است و دو ستون بعدی درباره محیط پیرامون سازمان.

بررسی‌های خود را به ترتیب درباره نقاط قوت و نقاط ضعف سازمان و پس از آن درباره فرصت‌ها و تهدیدهای پیرامون سازمان،  انجام می‌دهیم.

فرض کنید مسئله این است که می‌خواهیم با محصول جدیدی وارد بازاری شویم که شناختی از آن نداریم. پس از کسب اطلاعات درباره کلیه امکانات و تجهیزات برای تولید و فروش آن محصول وارد گام بعد می‌شویم.

در این صورت کلیه توانمندی‌ها به عنوان نقاط قوت و کلیه موانع درونی سازمانی به عنوان نقاط ضعف را که در راه فروش این محصول جدید قرار دارند را لیست می‌کنیم.

از طرف دیگر تمام فرصت‌های موجود در بازار برای فروش حداکثری و تهدیدهای پیرامون سازمان که مانع فروش هستند را لیست می‌کنیم.

عکس جدول

گام دوم: شناخت نقاط قوت

در این گام، نقاط قوت سازمان را از هر لحاظ بررسی می‌کنیم. نقاط قوتی که در زمینه نیروی انسانی، تجهیزات  ماشین آلات، سرمایه، تنوع محصول، مشتریان  تامین کنندگان  قیمت  مواد اولیه، کیفیت و غیره … داریم را لیست می کنیم.

پیشنهاد ما این است که اطلاعات مربوط به نقاط قوت را در جلسه ای با حضور کارکنان کلیدی و مدیران شرکت جمع آوری کنید.

گام سوم: شناخت نقاط ضعف 

مثل مرحله قبل، ولی این بار برای ستون دوم که نقاط ضعف سازمان است اقدام می‌کنیم. درباره نقاط ضعف شرکت خود اطلاعات کاملی، جمع آوری میکنیم.

لازم به یادآوری است که آن دسته اطلاعاتی مورد قبول است که اکثریت حاضرین در جلسه، تایید کرده باشند.

بنابراین موارد استثنا و سلیقه‌ای حذف می‌شوند.

لیست برخی نقاط قوت و ضعف

تجربه پرسنل

میزان آموزش و مهارت پرسنل

راندمان پرسنل

نظم و انضباط محیط و کارکنان

میزان خلاقیت در سازمان

رضایت مشتریان

حجم تولید

ماشین آلات به روز

مشتریان وفادار

موقعیت مکانی

کیفیت محصولات یا خدمات

فرمولاسیون

وضعیت کار تیمی

مالکیت معنوی

مالکیت حقیقی

لایسنس

تنوع محصول/ خدمات

راندمان ماشین‌آلات

وضعیت ضایعات

وضعیت برنامه‌ریزی

اعتماد به نفس پرسنل و مدیران

مهارت مدیران

وضعیت سیستم مدیریتی

همگرایی در سازمان

گام چهارم: شناخت فرصت‌ها 

در پیرامون هر بیزینسی، فرصت‌هایی وجود دارد که می‌توانیم از آن‌ها برای رشد و گسترش اهداف خود استفاده کنیم.

ممکن است که این فرصت‌ها برای همه و همیشه وجود نداشته باشند. سازمان‌های پیش‌رو به دنبال یافتن و استفاده از حداکثر فرصت‌های موجود هستند.

گام پنجم: شناخت تهدیدها

تهدیدها نیز مثل فرصت‌ها، در پیرامون و در مقابل رشد شرکت‌ها قرار می‌گیرند. بیزنس‌های هوشیار و موفق به دنبال یافتن این تهدیدها و موظبت از خود در برابر صدمات ناشی از آن‌ها هستند.

لیست برخی فرصت‌ها و تهدیدها

قوانین صنفی

قوانین منطقه‌ای (مناطق، مناطق صنعتی یا مناطق گردشگری)

قوانین ملی

قوانین جهانی

وضعیت تکنولوژی

قوانین مالیاتی

قوانین بیمه

وضعیت رقبا

وضعیت تامین‌کنندگان مواد اولیه و قطعات

وضعیت نیروی کار

وضعیت جایگاه صنعت

وضعیت جایگاه کشور

وضعیت تورم

وضعیت امنیت

گام ششم: تحلیل SWOT

تجزیه و تحلیل SWOT به ما کمک می‌کند تا کسب و کار خود را بهتر بشناسیم و بفهمیم که چه زمینه هایی نیاز به بهبود دارند.  همچنین می تواند به ما کمک کند تا بازار خود را بشناسیم و تغییراتی را که باید برای اطمینان از موفقیت کسب و کار خود به آن توجه کنیم را پیش بینی کنیم. یکی از نتایج آنالیز با  SWOT این است که اطلاعات خوبی درباره وضعیت ماموریت سازمان در اختیار

می‌گذارد.

نتیجه دیگری که از انجام تحلیل SWOT به دست می‌آوریم این است که نمای خوبی از برنامه‌‌هایی برای بهبود وضعیت شرکت را خواهیم دید .

برای بهره‌برداری هر چه بهتر از این ابزار مدیریتی، نیاز است که استراتژی مناسبی برای تغییرات در سازمان را مشخص کنیم.

دو مورد استراتژی‌اصلی که برای  SWOT  معرفی شده، استراتژی حمله و استراتژی دفاع است.

معمولاً سازمان هایی که محتاط عمل می کنند از استراتژی دفاعی و سازمان هایی که ریسک پذیری بالایی دارند از استراتژی حمله استفاده می‌کنند.

در استراتژی دفاعی، توجه ما بر ستون های اطلاعاتی نقاط ضعف و تهدیدها است. هدف ما این است که نقاط ضعف خود را کاهش دهیم و از صدمات تهدید هایی که با آن روبرو هستیم جلوگیری کنیم. برای استراتژی حمله، تمرکز ما بر روی ستونهای نقاط قوت و فرصت ها است. هدف اصلی ما این است که با توجه به نقاط قوت و فرصت های موجود در بازار  سازمان خود را توسعه دهیم.

تجربه ما در عمل نشان می دهد که استراتژی های دیگری وجود دارد و احتمالاً عملیاتی تر و واقع گرایان تر هستند. به نظر می رسد که سازمان‌ها در حالی که محتاط هستند، تمایل به گسترش هم دارند. از طرف دیگر ممکن است یک بیزنس ریسک‌پذیر بخواهد در قسمت‌هایی از برنامه خود، محتاط عمل کند. بنابراین ترکیب تحلیل از اطلاعات هر چهار ستون این جدول می تواند برنامه واقع‌گرایانه‌‌تری را ایجاد کند. بنابراین پیشنهاد می‌کنیم که استراتژی خود را متناسب با برنامه عملی متناسب با توسعه و پایداری مورد نیاز، انتخاب و یا تغییر دهید.

فرض کنید در یک بازار نوسانی قرار داریم. در این شرایط می توان هم‌زمان، برنامه مالی محتاطانه و فروش متهورانه را اجرا کرد. بدین ترتیب از ناحیه فروش حمله و در قسمت مالی دفاع می‌کنیم.

یادمان باشد که در برخی مواقع، می‌توانیم تهدیدی را تبدیل به فرصت کنیم. مثلا در شرایط تورمی، وام‌های مختلف و زیادی بگیریم و برای سرمایه در گردش و ماشین‌آلات هزینه کنیم.

گام هفتم: برنامه بهبود

تمام این مسیر را طی می‌کنیم تا بتوانیم با ایجاد برنامه های بهبود، تغییراتی را در سازمان خود ایجاد کرده باشیم. برنامه ای که مبتنی بر تحلیل SWOT است، احتمال موفقیت خیلی بیشتری دارد نسبت به وقتی که با تحلیل ضعیفی، برنامه های بهبود را ایجاد کرده باشیم.

فرض کنید برنامه بهبود ما، به صورت زیر است. تهدید + فرصت + قوت t-o-s

در این حالت می‌خواهیم از تهدیدی جلوگیری کنیم و یا آن را به فرصت تبدیل کنیم و هم‌زمان از فرصت مرتبط با آن استفاده کنیم و ضمانت موفقیت ما نیز نقطه قوت مرتبط با تهدید و فرصت یاد شده است.

بر اساس تجربه ما، تمامی موارد آورده شده در جدول SWOT بایستی امتیازدهی شوند. در این حالت می‌دانیم که آیتم‌های موجود، تاثیرات متفاوتی دارند. استفاده از آیتم‌های موثرتر در برنامه‌های بهبود، احتمال موفقیت را افزایش می‌دهد.