تکنیک ها و ابزارهای برتری رقابتی

مهندسی ارزش  Value Engineering 

هر چیز مادی و غیر مادی،  بها و ارزشی دارد. این بها، ارزش و یا امتیاز، به دلایلی، همیشه و همه جا یکسان نیست. ارزش‌ها در طول زمان تغییر می‌کنند. در موقعیت‌ها و مکان‌های متفاوت، ارزش‌ها تغییر می‌کنند. از نظر افراد مختلف، ارزش‌ها یکسان نیستند.

موضوعی که در این نوشتار، یاد خواهیم گرفت در ارتباط با محاسبه و آنالیز ارزش‌ها در بیزنس است.

مهندسی ارزش، تکنیک و یا رویکردی برای تعیین بها، جایگاه و امتیاز موضوعات مختلف در سازمان است. این موضوع به مدیران کمک می‌کند تا مسائل پیچیده را بهتر حل کنند و تصمیمات درست‌تری بگیرند.

مهندسی ارزش، مجموعه فعالیت‌هایی است که کمک می‌کند تا به صورت سازمان‌یافته، ارزش موضوعات مختلف را محاسبه و آنالیز کنیم. این رویکرد به دنبال بهره‌وری، کاهش هزینه‌های مالی، کاهش زمان، ساده‌سازی و … یرای افزایش و یا حفظ رضایت پرسنل، مشتریان، کیفیت و … است.

ما در این نوشتار، بیشتر به جنبه کاهش هزینه‌ها می‌پردازیم. با این حال از تمامی فواید و کاربردهای مهندسی ارزش، یاد خواهیم کرد.

پیاده‌سازی این رویکرد در سازمان باعث می‌شود که زبان مشترکی برای ارزش‌گذاری و اولویت‌بندی موضوعات، ایجاد گردد.

این تکنیک قابلیت استفاده در هر جایی که قرار است تصمیمی گرفته شود و یا مسئله‌ای حل گردد را دارد. از ابتدایی‌ترین فرآیندها مثل جمع‌آوری اطلاعات برای تحقیقات بازار تا خدمات پس از فروش.

فرض کنید می‌خواهیم سبد کالای خود را اصلاح کنیم به طوری که حداکثر سود ممکن را با حداقل هزینه، داشته باشیم. در چنین مسئله‌ای باید شاخص‌های لازم برای تصمیم‌گیری را لیست کنیم و ارزش هر کدام از شاخص‌ها را از جنبه‌های مختلف، ارزش گذاری کنیم.

برای مثال: شاخص حاشیه سود را از جنبه‌های مشتری(رضایت)، رقبا (تعداد رقیب)و تامین کنندگان(دسترسی به مواد اولیه)، ارزش‌گذاری می‌کنیم.

مبحث مشابهی به نام تحلیل ارزش وجود دارد که به نظر ما، مهندسی ارزش بر روی موضوعی است که فعلا موجود است در حالیکه کارکرد اصلی مهندسی ارزش برای طراحی و به وجود آوردن آن موضوع است. بنابراین ما فکر می‌کنیم تعریف جامعی از مهندسی ارزش به کل دوره از ایده اولیه تا خاتمه حضور یک محصول است. منظور از محصول، هر کالا و خدمتی می‌تواند باشد.

مهندسی ارزش، پاسخ پرسش‌های زیر را به ما می‌دهد:

ارزش ایده‌های مطرح شده چقدر است؟

با  ارزش‌ترین طرح از بین پیشنهاد‌ها کدام است؟

فواید حاصل از داشتن آن محصول چقدر است؟

این محصول با کدامین ارزش‌های سازمان انطباق دارد؟

این محصول، چه ارزش‌هایی برای مشتری ایجاد می‌کند؟

ارزش انجام دادان فعالیت‌های موجود چقدر است؟

ارزشی که فرآیندهای مختلف ایجاد می‌کنند چقدر است؟

و …

با مهندسی ارزش، هدر رفت، اتلاف، دوباره‌کاری و ضایعات را در قسمت‌های مختلف شناسایی می‌کنیم. با کمترین هزینه، بیشترین سودآوری را خواهیم داشت. فعالیت‌ها را ساده، سریع و موثر می‌کنیم.

آنالیز هزینه فایده  Cost Benefit Analysis 

تکنیک آنالیز هزینه فایده، بخشی از مهندسی ارزش است که ارتباط مستقیمی با تحلیل ارزش دارد. ما در این روش، به دنبال تشخیص و محاسبه هزینه انجام فعالیت‌ها هستیم تا آن‌ها را با فواید حاصل از نتیجه فعالیت‌ها، مقایسه کنیم. پس از این مرحله، فعالیت‌هایی که تناسب هزینه فایده مناسبی ندارند را تغییر می‌دهیم.

این تغییرات می‌تواند شامل، حذف، اصلاح و جایگزینی باشد. برای انتخاب تغییر مورد نیاز، بایستی از تکنیک مهندسی ارزش استفاده کنیم تا پس از انجام آن فعالیت، هزینه فایده مناسبی داشته باشد.

می‌خواهیم بدانیم که، آیا با توجه به میزان هزینه‌‌‌ای که داشته‌ایم، نتیجه مطلوب را داشته است؟ آیا ارزش انجام دادن را داشته است؟ آیا سود انجام فعالیت مورد نظر از هزینه آن بیشتر است؟

نکته ظریفی که وجود دارد این است که باید دوره زمانی انجام هزینه و دوره زمانی دریافت سود را نیز در نظر داشته باشیم. ارزش پول و سرمایه درگیر در پروژه و فعالیت‌ها، در طول زمان تغییر می‌کند. 

یادمان باشد که، هر دو صورت هزینه‌ها و فواید،  شامل مشهود و نامشهود را تشخیص داده و ارزیابی کنیم. 

می توانیم از تکنیک توفان ذهنی و با مشارکت پرسنل خود، برای تشخیص همه هزینه‌ها و فواید موجود، استفاده کنیم. پس از آن توسط کارشناسان شرکت، کار محاسبه و ارزیابی را انجام دهیم. به فعالیت‌های یاد شده، ارزیابی داخلی هزینه فایده گویند. 

چنانچه بخواهیم به صورت دقیق، تخصصی و فارغ از تعصبات شغلی، هزینه‌های اضافی و فعالیت‌های زیان ده یا فرآیندهای کم بازده را شناسایی کنیم، از ارزیابی خارجی استفاده می‌کنیم. ارزیابی یا تحلیل هزینه فایده توسط متخصصان مستقل و خارج از سازمان را ارزیابی خارجی گویند.

در زمینه صرفه‌جویی و تحلیل هزینه فایده، تکنیک‌های مرتبط دیگری مثل موارد زیر وجود دارند که هدفی مشابه‌، را دنبال می‌کنند.

نرخ برگشت سرمایه  ROI

نرخ هزینه فایده  CBR

ارزش خالص فعلی  NPV

توفان ذهنی

ابزار ساده و پرکاربرد توفان ذهنی در اغلب سازمان‌های کوچک و بزرگ استفاده می‌شود. این تکنیک ریشه ژاپنی دارد و برای حل مسائل فراگیر و عمومی کاربرد بیشتری دارد. 

شرکت‌هایی که زیاد از توفان ذهنی استفاده می‌کنند، می‌توانند مسائل تخصصی را نیز به راحتی حل کنند.

در این تکنیک، افرادی در کنار هم قرار می‌گیرند تا ذهن خود را برای دادن ایده‌هایی جهت حل مساله مورد نظر درگیر کنند. برای حل مسائل عمومی، افراد مختلف شرکت را بدون در نظر گرفتن تخصص، جایگاه سازمانی، سن و … گرد هم قرار دهید.  یک مدیر و به عنوان گرداننده این جلسه، انتخاب کنید. گرداننده بایستی بی‌طرف و با حوصله باشد. ایشان موضوع و یا صورت مسئله را به خوبی شرح داده و شفاف می‌کند. سپس از افراد در جلسه بخواهید که بدون در نظر گرفتن دلیل، منطق، سند، مدرک و نظر دیگران، ایده‌های خود را برای حل مساله مطرح کنند. 

اصرار کنید تا همه افراد، تمام ایده‌هایی که امکان دارد را بیان کنند. پس از آن بخواهید که ایده‌های خود را اولویت‌بندی کرده و درباره بالاترین اولویت، شرح دهند. از افراد برای رد و یا قبول ایده، رای گیری کنید. در صورتی که آن ایده رای پایینی آورد، از صاحب ایده بخواهید با توضیحات و دلایل مناسب از ایده خود دفاع کند. دوباره رای گیری کنید و آن رای را ثبت کنید. 

سپس از بقیه افراد بخواهید همین روند را انجام دهند تا همه اولویت اول خود را مطرح کنند. ایده‌ای که بالاترین رای مثبت را دارد انتخاب کنید و آن را کنار بگذارید. 

روندی را که برای بالاترین اولویت ایده انجام شد را برای ایده دوم هر فرد، طی کنید.

پس از طی این مراحل برای تمام ایده‌ها، ایده‌های برنده را به رای مجدد گذاشته و ایده‌های برتر را انتخاب کنید.